(一)建立仪器设备档案
仪器设备档案是正确使用仪器设备，考核和评价仪器设备完好程度的重要依据。仪器设备的技术档案内容主要分为两大部分，即原始档案和使用档案。所有对测试结果有影响的仪器设备均应建立仪器设备使用档案，并对仪器设备进行统一编号和管理。实验室应设专人负责仪器设备档案的建立，负责仪器设备的校准、维修和状态控制。大型仪器设备应设有仪器设备主管人，并根据文件要求，负责仪器设备的日常维护和保养。
1.原始档案
原始档案包括仪器设备的申请报告(论证报告),订货合同和验收记录，以及随仪器设备带来的全部技术资料(如：仪器设备的结构原理图、电路图、出厂检验单及合格证、使用说明、附件及备品备件明细表等),原始档案还包括根据仪器设备所建立的设备档案册，具体内容如下：
(1)设备名称、生产厂家、型号、设备编号、价格、存放位置、设备的到货日期、启用日期及主管人等，收到时的状态(新、旧、重新调试)。
(2)仪器设备操作手册、使用维护说明书及操作规程(可单独存放于使用区域)。
(3)仪器设备验收及调试报告。
(4)仪器设备的计量/校准记录。
(5)仪器设备维修记录。
(6)仪器设备维护要求。
(7)如果仪器设备已不在实验室，则应在清单上注明其最后一次的使用时间和原因。
2.使用档案
仪器设备的使用档案包括工作日志和维护保养记录等。工作日志主要记录仪器设备每次使用的操作人员、操作时间、仪器设备运行情况、工作内容及结果等，是考核仪器设备使用效益的重要依据。维护保养记录主要记录仪器设备的故障现象、原因、排除故障的措施、维修记录、校准及核查记录等技术指标。使用档案是仪器设备性能和技术指标的历史记录，也是考核仪器设备技术状态的依据。
为了保证仪器设备的原始状态和唯一性，在每一台仪器设备附近应设置仪器设备标牌，内容可包括仪器设备名称(中/英)、型号、设备编号、价格、生产厂家、启用日期和主管人等信息。
（二）仪器设备的标识
仪器设备的标识主要包括资产标识、计量合格标识、停用标识和仪器设备标牌等。
1.资产标识
每台仪器设备有一个资产标识，并粘贴在仪器设备的显眼位置，标识内容包括设备名称、统一编号、使用部门和保管人等。有条件的实验室还可将资产标识加上条形码便于进行信息化管理。这种条形码可批量印制或电子系统生成，其长、宽一般约4cm和3cm,粘贴性能好、颜色自定(注意与其他标识易于区别),格式与内容见图1。
实验室仪器设备的管理、使用及原则
图1 资产标识示意图
2.计量合格标识
计量设备应有计量标识，标识内容包括设备名称、统一编号、溯源单位、有效期和签发人等。计量部分合格但可降级使用的还应用醒目颜色予以标识(如：黄色)并注明降级后的使用范围。格式与内容见图2。
实验室仪器设备的管理、使用及原则
图2 计量合格标识示意图
3.停用标识
停用的仪器设备有一个停用标识(一般为红色),内容包括设备名称、统一编号、停用原因、有效期和签发人等。格式与内容见图3。
实验室仪器设备的管理、使用及原则
图3 停用标识示意图
4.设备标牌
大型设备或对试验结果有直接重要影响的关键设备可设置设备标牌，上面注明操作规程说明和主要仪器信息。
(三)仪器设备使用保管人
每台仪器设备有1位专门的使用保管人，负责该仪器设备的使用或保管，大型仪器设备可增加仪器设备保管人。
(四)培训
仪器设备投入正常使用前，设备管理部门或使用部门可根据需要组织供货方对使用部门的人员进行技能培训。对于大型仪器设备和(或)经使用部门认定为重要的仪器设备，要编制仪器设备操作指导书和维护检修规程，并实行持证上机操作管理。必要时有2位或2位以上使用保管人，确保使用人和仪器设备的安全。
所有仪器设备的使用人员应经过专门的技术培训，获得相应的技术资格并经授权批准后方可上机操作。使用人员在操作时，应严格按仪器设备操作指导书的要求开机测试，使用后要认真填写使用记录，标明目前仪器设备的运行状态。仪器设备的使用和维护说明书以及操作维护指导书等文件，可放在使用人员的工作区域内，便于使用人员及时获取和使用。
(五)仪器设备环境
仪器设备所在环境应符合仪器设备功能要求。如果需移动且可能对仪器设备的性能有影响时，应对其性能状态进行确认，必要时应重新校准/计量。大型仪器设备投入正常使用后，未经管理部门许可，原则上不得随意借用和改变原安装形式与位置。
(六)使用记录
仪器设备使用管理人员应按GB/T 27025-2008/ISO/IEC 17025:2017和其他相关规定要求认真做好日常使用记录。记录内容包括开关机时间、仪器设备运行状况、检测对象、检测项目、使用人等。对于贵重或复杂的仪器设备和(或)经使用部门认定为重要的仪器设备，必须有专门的仪器设备使用登记记录，记录可以是物理和(或)电子的。
(七)使用率
使用率有日使用率和月使用率等表示方式。
日使用率=每日开机时间/每日正常工作时间×100%
月使用率=每月开机天数/每月正常工作天数× 100%
(八)完好率
仪器设备应定期进行检查，保证在用的仪器设备运行正常，性能达到要求，结构完好，技术资料齐全，无泄露，无安全问题。仪器设备完好率的检查方法及判定可参见SN/T 1656-2005《检验检疫设备完好通用检查方法》。
设备完好率＝ 被检查的设备完好台数/被检查总台数× 100%
